British Standard BS 8901- międzynarodowa norma określająca zarządzanie eventami w sposób środowiskowo zrównoważony, zostanie wkrótce wprowadzona na polskim rynku. Standard ten dotyczy klientów, organizatorów oraz wszelkich poddostawców usług związanych z eventem.

Realizacja projektu według normy BS 8901 gwarantuje korzyści wizerunkowe i finansowe. Dzięki wprowadzeniu najnowszych standardów firma zwiększa swoją wiarygodność oraz zainteresowanie ofertą. Propozycje realizacji projektów według BS 8901 na polski rynek mają niebawem wprowadzić duże firmy z obszaru event.

Tło

Standardy ISO 9001 oraz ISO 14001 zrewolucjonizowały przemysł na całym świecie, ponieważ przyczyniły się do wdrażenia dobrych praktyk w zakresie zarządzania jakością i środowiskiem. Dziesiątki tysięcy firm czerpią korzyści wynikające ze stosowania tych dwóch standardów.

Obecnie trwają prace, by w dziedzinie zarządzania jakością i środowiskiem uczynić krok dalej, w kierunku kompleksowego zarządzania ideą zrównoważonego rozwoju. BS8901 to pierwszy standard, który określa zasady zrównoważonego systemu zarządzania w przemyśle. BS8901 powstał specjalnie z myślą o branży eventowej i określa wymogi, jakie należy spełnić w dziedzinie zarządzania zrównoważonym rozwojem przy okazji organizowania różnego rodzaju imprez.

Głównym celem tego innowacyjnego standardu jest niesienie pomoc pracownikom branży eventowej chcącym prowadzić swój biznes w sposób bardziej zrównoważony.

BS8901 został po raz pierwszy opublikowany 30 listopada 2007, a we wrześniu 2009 wydana została jego poprawiona wersja.

BS 8901 ma takie zasady i procedury w kwestii systemu zarządzania co standard ISO 9001 w zakresie zarządzania jakością i takie same co ISO 14001 w zakresie zarządzania środowiskiem.

BS8901 jest standardem w dziedzinie systemu zarządzania, który zgodnie z definicją zajmuje się budowaniem strategii firmy i określaniem celów jej działania oraz w ciągły sposób dba, by zostały one osiągnięte. BS8901 nakłada na firmy obowiązek zapoznania się z problemami zrównoważonego rozwoju w odniesieniu do organizowanych przez nie wydarzeń oraz wdrażania środków służących do monitorowania i minimalizacji ich negatywnego wpływu. Ponadto zmusza firmy do ciągłego dążenia do usprawniania ich działań na rzecz zrównoważonego rozwoju przy okazji zarządzania organizacją imprez.

Po pewnym czasie dostosowanie się do wymogów BS8901 stanie się minimalnym wymogiem dla każdego, kto chce działać w branży eventowej. Organizatorzy olimpiady londyńskiej, która odbędzie się w roku 2012 nakładają na swoich podwykonawców obowiązek podjęcia starań w kierunku wdrożenia zasad określonych przez BS8901.

Są trzy zasadnicze różnice pomiędzy BS8901, a jakimkolwiek poradnikiem ekologicznym dla firm z branży eventowej, które są wydawane w ogromnych ilościach.

Po pierwsze, BS8901 nie jest prostą listą czynności, które trzeba wykonać; standard zwraca uwagę, które elementy systemu zarządzania należy wdrożyć celem poprawy jakości swoich działań.

Po drugie BS8901 nie odnosi się bezpośrednio do wydarzeń jako takich, lecz do całego systemu zarządzania, jaki organizacja stosuje by pomyślnie prowadzić swój biznes. To standard określający zasady systemu zarządzania, wdrożenie którego pozwala zapewnić, że przy okazji organizacji wydarzenia firma korzystać będzie z dostawców usług, których jakość w odniesieniu do zrównoważonego rozwoju potwierdzona zostanie certyfikatem. Certyfikowane są usługi, nie konkretne wydarzenie.

Po trzecie, BS8901 odnosi się do całej idei zrównowazonego rozwoju, a nie samej ochrony środowiska. Z punktu widzenia biznesu, w rozwoju zrównoważony chodzi o to, by wdrażać strategie, które nie tylko zapewnią trwały sukces finansowy, ale będą też napędzać społeczny dobrobyt oraz ograniczą degradację środowiska.

BS8901 jest po prostu systemem zarządzania biznesem i z dotychczasowych obserwacji wynika, że większość firm już teraz spełnia nawet do 80% wymogów, które nakłada na nie standard. Stąd, dla większości z nich BS8901 nie oznacza koniecznośći opracowywania i wdrażania całkowicie nowych systemów, bądź procedur działania.

Możliwość zastosowania

Standard może być stosowany przez wszystkie firmy działające w branży eventowej, niezależnie od tego, jaką rolę pełnią w organizacji wydarzenia, ani od tego, czy głównym obszarem ich działań jest organizacja wydarzeń, czy nie.

Standard mogą stosować:

• Klienci, będący odbiorcami imprezy
• Organizatorzy (firmy, lub osoby indywidualne) odpowiedzialni za kompleksowe zarządzanie i koordynację organizacji wydarzenia
• Dostawcy usług: w obrębie strefy objętej ich kontrolą, niezaleznie od tego, czy firma odpowiedzialna za kompleksową organizację wydarzenia się do niego stosuje czy nie.

Na dzień dzisiejszy na całym świecie istnieje ponad 50 firm działających w branży eventowej, które wdrażają zasady BS8901. Odnosi się to nie tylko do obszaru Wielkiej Brytanii, ale też Ameryki Północnej, krajów kontynentu europejskiego i północno-wschodniej Azji.

Charakter standardu

BS8901 odnosi się do systemu zarządzania stosowanego przez firmy, które dostarczają różnego rodzaju usług niezbędnych by zorganizować wydarzenie. Należy odnotować, że BS8901 nie jest prostą listą czynności, które trzeba przedsięwziąć, ale bardziej skomplikowanym dokumentem, który opisuje elementy systemu zarządzania, którymi organizacja musi dysponować by można było uznać że działa w sposób zrównoważony.

Kolejnym ważnym punktem jest to, że standard nie odnosi się jedynie do kwestii ochrony środowiska, lecz zmusza organizacje do rozważenia wszystkich kluczowych, ekonomicznych, społecznych i ekologicznych zagadnień, które wiążą się z ich biznesem.

BS8901 wpisuje się w tradycyjny schemat: planowanie>przygotowanie>kontrola>działanie, który jest powiązany z całym systemem zarządzania.

Faza planowania jest decydująca w procesie identyfikacji kluczowych zagadnień w dziedzinie zrównoważonego rozwoju, z którymi firma musi sobie poradzić będą dostawcą usług niezbędnych by zorganizować wydarzenie. Wdrożenie systemu musi zostać osiągnięte poprzez jasne przydzielanie ról i zadań, przyjęcie standardu działań i procedur oraz efektywne zarządzanie i kontrolę nad dokumentacją i rejestrami. Sprawdzanie i kontrola musi zostać osiągnięta poprzez efektywne działania monitoringowe, jak i poprzez audyty i kontrolę sposobu zarządzania.

BS8901 jest dość skomplikowany, w szczególności w porównaniu do ISO 9001 i ISO 14001. Ważne by zrozumieć, w jaki sposób standard odnosi się do nas i które elementy w naszej firmie składają się na system zarządzania zrównoważonym rozwojem.

Standard nakłada na firmę szereg obowiązków:

• Odpowiedni rozdział obowiązków i zapewnienie niezbędnych materiałów i szkoleń;
• Efektywne zarządzanie siecią dostawców usług;
• Wdrożenie planu komunikacji z udziałowcami;
• Prowadzenie i monitoring dokumentacji i rejestrów;

Wdrożenie procedur kontrolnych działań, w tym mierzenie efektów w odniesieniu do zamierzeń, rozwiązywanie problemów, prowadzenie audytów i sprawozdań w dziedzinie systemu zarządzania.

Od firmy oczekuje się ciągłych postępów w zakresie działań na rzecz zrównoważonego rozwoju.

Zasięg

Pierwszym najważniejszym krokiem na drodze do spełnienia zasad BS8901 jest jednoznaczne określenie zasięgu oddziaływania systemu zarządzania zrównoważonym rozwojem zgodnie ze standardem. Pociąga to za sobą określenie i opisanie głównych działań naszej firmy, które mają znaleźć się w zasięgu oddziaływania systemu zarządzania. Istnieje spora elastyczność w określaniu granic zasięgu dla BS8901. Zasięg może obejmować poziom zespołu, wydziału, jednostki biznesowej, lub całej firmy.

Zgodność ze standardem i certyfikacja

Zgodność z BS 8901 może zostać stwierdzona przez każdą firmę działającą w branży eventowej. Firma musi w jednoznaczny sposób określić swoją rolę i zasięg oddziaływania w zakresie usług w branży eventowej.

Musi istnieć wystarczające świadectwo, by wykazać, że system zarządzania wydarzeniami:

- Stanowi integralną część procesu zarządzania organizacją wydarzeń, a nie jest jedynie dodatkowym elementem

- Spełnia wymogi określone w standardzie

- Ma wpływ na cały łańcuch dostawców usług

- Spełnia wynikające z umów wymagania nałożone przez firmę, z którą zawarto współpracę z obustronną odpowiedzialnością za prowadzenie systemu zarządzania w sposób zrównoważony

Zgodność ze standardem może być stwierdzona przez samą firmę (I poziom certyfikacji), przez firmę współpracującą z naszą firmą (II poziom certyfikacji), lub przez niezależne ciało, uprawnione do wydawania certyfikatów (III poziom certyfikacji).